Datenschutzerklärung

Stand

15. Juni 2026

Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Matthias Sporrer
Zu den Aspen 4
66989 Höheinöd
Deutschland

E-Mail: info@vacaplan.app

Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung der App „Vacaplan“ (iOS, iPadOS und macOS) sowie beim Besuch unserer Website vacaplan.app. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Die App dient der persönlichen Reise- und Urlaubsplanung. Viele Funktionen setzen ein Nutzerkonto voraus; ohne Anmeldung sind nur ausgewählte Bereiche nutzbar (z. B. Willkommen/Anmeldung, Hilfe, Impressum, Datenschutz, AGB, App-Info, Verbindungs-Check sowie Einladungslinks zu geteilten Reisen).

Ihre in der App hinterlegten Nutzerdaten (Konto, Reisen, Unterlagen usw.) werden ausschließlich in Deutschland gespeichert. Einzelne technisch notwendige Übermittlungen an Apple und RevenueCat können damit verbundene Drittlandbezüge auslösen; Näheres dazu im Abschnitt „Externe Dienste und Drittlandtransfer“.

Speicherort

Alle von uns dauerhaft gespeicherten Nutzerdaten — einschließlich Kontoinformationen, Reiseinhalte, Packlisten, Reisedokumente und hochgeladener Unterlagen — verbleiben ausschließlich auf unserer Server-Infrastruktur in Deutschland. Es findet kein Speichern dieser Daten in Rechenzentren außerhalb Deutschlands statt.

Kurzzeitig übermittelte Anfragen an externe Dienste (z. B. Wetter- oder Ortssuche) werden dort nach deren Richtlinien verarbeitet und nicht von uns dauerhaft in Drittländern abgelegt. Näheres siehe Abschnitt „Externe Dienste und Drittlandtransfer“.

Verarbeitete Daten

Je nach Nutzung der App verarbeiten wir insbesondere folgende Daten:

• Konto- und Anmeldedaten: interne Nutzerkennung, Anmeldezeitpunkt, Anbieter der Anmeldung (z. B. Sign in with Apple oder E-Mail), E-Mail-Adresse (sofern von Ihnen oder Apple bereitgestellt)
• Reisedaten: Reisebezeichnungen, Zeiträume, Reisearten, Buchungs- und Unterkunftsdetails, Kosten, Notizen, Bewertungen, Tags
• Packlisten: von Ihnen angelegte Packstücke und Zuordnungen
• Reisedokumente: von Ihnen hinterlegte Dokumentenbezeichnungen, Dokumenttypen und Gültigkeitsdaten (z. B. Reisepass)
• Unterlagen: von Ihnen hochgeladene Dateien (z. B. PDF, Bilder) sowie zugehörige Metadaten
• Planungsdaten: gewähltes Bundesland, Urlaubsvormerkungen, Wunschreiseziele, Erinnerungseinstellungen
• App-Einstellungen: z. B. Darstellungsmodus (hell/dunkel), Anzeigeoptionen
• Abonnement-/Tarifdaten: gebuchter Tarif, Abo-Status und Abrechnungszeiträume (soweit für die App-Freischaltung erforderlich)
• Push-Benachrichtigungen: Geräte-Token (APNs), Plattform, App-Version und Zeitpunkt der letzten Registrierung — nur, wenn Sie Mitteilungen in iOS/macOS erlauben
• Freigaben: Freigabe-Codes, Berechtigungen, Kommentare in geteilten Reisen, Aktivitätsanzeigen und ggf. Zugriffe anderer angemeldeter Nutzer
• Kontaktanfragen: E-Mail-Adresse, Betreff und Nachrichtentext bei Nutzung des Kontaktformulars in der App
• iOS-Widget (optional): gekürzte Reiseanzeige lokal in der App-Gruppe auf dem Gerät
• Technische Protokolldaten: bei Fehlern oder in Debug-Modus zeitweise technische Hinweise in der App
• Lokal auf dem Gerät: Cache-Einträge (z. B. Feiertagsdaten, Wetter-Anzeige, UI-Einstellungen) in den App-Speicherbereichen
• App-Store-Benachrichtigung (Website): E-Mail-Adresse, wenn Sie auf vacaplan.app eine Benachrichtigung bei Verfügbarkeit anfordern

Website-Besuch (vacaplan.app)

Beim Besuch von vacaplan.app verarbeiten wir zusätzlich (anonymisierte Website-Statistik auf unserer Server-Infrastruktur in Deutschland):

• Aufgerufene Seiten und Zeitpunkt des Aufrufs
• Referrer-URL (sofern vom Browser übermittelt)
• Browsertyp, Betriebssystem, Bildschirmauflösung (aggregiert)
• Ungefährer Herkunftsland (aus anonymisierter IP)

Es werden keine Werbe-Profile erstellt und keine Analyse-SDKs Dritter (z. B. Google Analytics) eingesetzt.

Die Website setzt keine Cookies und verwendet kein geräteübergreifendes Tracking; die Reichweitenmessung (Umami) arbeitet cookielos und ohne Wiedererkennung einzelner Personen.

Server-Zugriffe und Logfiles

Zur Auslieferung der Website werden Anfragen durch den Webserver und den vorgelagerten Reverse-Proxy technisch verarbeitet. Dabei wird Ihre IP-Adresse für die Dauer der jeweiligen Verbindung benötigt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an der Auslieferung der Website und an der Betriebssicherheit). Die Verarbeitung findet ausschließlich auf unserer Server-Infrastruktur in Deutschland statt.

Eine dauerhafte Speicherung von Zugriffsprotokollen (Access-Logs) mit IP-Adressen findet nicht statt. Lediglich im Fehlerfall können kurzzeitig technische Fehlerprotokolle anfallen; diese werden automatisiert rotiert, nur in eng begrenztem Umfang vorgehalten und nicht zur dauerhaften Speicherung von IP-Adressen genutzt.

App-Store-Benachrichtigung (Website)

Auf vacaplan.app können Sie optional Ihre E-Mail-Adresse hinterlegen, um einmalig über die Verfügbarkeit von Vacaplan im Apple App Store informiert zu werden („Benachrichtigung bei Verfügbarkeit“).

Verarbeitet wird:

• Ihre E-Mail-Adresse
• Zeitpunkt der Anmeldung
• technische Herkunft der Anfrage (Quelle: vacaplan.app)

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie durch Aktivieren der Checkbox vor dem Absenden erteilen. Die Angabe ist freiwillig; ohne Einwilligung können Sie die Website weiterhin besuchen, erhalten dann aber keine Start-Benachrichtigung.

Die E-Mail-Adresse wird ausschließlich in Deutschland gespeichert. Wir nutzen sie nicht für Newsletter oder Werbung. Eine Weitergabe an Dritte zu Marketingzwecken erfolgt nicht.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — eine kurze E-Mail an info@vacaplan.app genügt. Wir löschen Ihre Eintragung dann unverzüglich und senden keine Benachrichtigung mehr.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung der App, Speicherung und Synchronisation Ihrer Inhalte (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen)
• Verwaltung Ihres Kontos und Authentifizierung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Abwicklung von In-App-Käufen und Tariffreischaltung über den Apple App Store (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Versand von Push-Erinnerungen, sofern Sie dies in iOS/macOS zulassen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung; widerrufbar in den Systemeinstellungen)
• Export von Reisezeiträumen in Ihren Gerätekalender, sofern Sie die Funktion auslösen und Kalenderzugriff erlauben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
• Reise-Freigaben an andere Nutzer nach Ihrer aktiven Einladung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Bearbeitung von Kontaktanfragen über das App-Formular (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Anbahnung/Erfüllung)
• Gewährleistung von Stabilität, Sicherheit und Fehleranalyse in zumutbarem Umfang (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb)
• Reichweitenmessung der Website vacaplan.app in anonymisierter Form (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an der Auswertung des Website-Betriebs ohne Werbe-Tracking)
• Einmalige E-Mail-Benachrichtigung bei App-Store-Verfügbarkeit, wenn Sie diese auf vacaplan.app anfordern (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung; widerrufbar per E-Mail an info@vacaplan.app)

Soweit wir eine Einwilligung einholen, ist die Verarbeitung freiwillig. Ohne Anmeldung können Sie die App nur eingeschränkt nutzen.

Externe Dienste und Drittlandtransfer

Zur Erbringung der App und Website betreiben wir eine eigene Server-Infrastruktur (Datenbank und Dateispeicher) ausschließlich in Deutschland. Das Hosting dieser Infrastruktur erfolgt durch einen Auftragsverarbeiter, mit dem ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht:

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland (Hosting und Rechenzentrumsbetrieb in Deutschland) — https://www.hetzner.com/de/legal/privacy-policy

Daneben nutzen wir folgende externe Dienste:

• Apple (Sign in with Apple, App Store, Apple Push Notification Service): Anmeldung, Käufe, Push-Zustellung — https://www.apple.com/legal/privacy/
• RevenueCat: Abgleich von In-App-Abonnements und Kaufstatus zwischen Apple App Store und unseren Servern — https://www.revenuecat.com/privacy
• Open-Meteo (Geocoding, Wetter, Klimadaten): Suchbegriffe bzw. Koordinaten für Wetteranzeigen — https://open-meteo.com/en/terms
• OpenStreetMap Nominatim: Suchbegriffe für Orts- und Flughafensuche — https://operations.osmfoundation.org/policies/nominatim/
• OpenStreetMap Static Maps (staticmap.openstreetmap.de): Koordinaten zum Laden statischer Kartenvorschaubilder — https://wiki.osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy
• OpenHolidays API: Abruf öffentlicher Feiertags- und Schulferiendaten (Bundesland, Jahr) — https://www.openholidaysapi.org/
• Umami (Hosting in unserer Server-Infrastruktur in Deutschland): anonymisierte Besucherstatistik für vacaplan.app — https://umami.is/docs

Bei den Abrufen der genannten externen Dienste wird technisch bedingt Ihre IP-Adresse an den jeweiligen Anbieter übermittelt. Je nach Dienst übermitteln wir nur die dafür erforderlichen Angaben (z. B. Suchbegriffe bei der Ortssuche, Koordinaten für Wetter- oder Kartenanzeigen, gewähltes Bundesland für Feiertagsdaten) — nicht Ihre bei uns gespeicherten Reiseinhalte wie Packlisten, Unterlagen, Dokumente oder Notizen.

Die Website-Statistik (Umami) wird auf unserer eigenen Infrastruktur in Deutschland verarbeitet; dabei werden keine Werbeprofile erstellt.

Bei Anbindung von Diensten mit Sitz außerhalb der EU (insbesondere Apple und RevenueCat) kann ein Datentransfer in Drittländer erfolgen. Diese Anbieter setzen hierfür üblicherweise Standardvertragsklauseln bzw. vergleichbare Garantien ein. Nähere Informationen entnehmen Sie den Datenschutzhinweisen der jeweiligen Anbieter.

Speicherdauer

Personenbezogene Daten speichern wir, solange Ihr Konto besteht und Sie die App nutzen. Sie können Ihr Konto jederzeit selbst in der App löschen (Mein Profil → Konfiguration → „Konto löschen“); dabei werden Ihr Konto und alle damit verbundenen Daten (Reisen, Packlisten, Unterlagen, Dokumente usw.) endgültig auf unseren Servern entfernt. Alternativ genügt ein Löschantrag per E-Mail. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. steuerliche Belege für entgeltliche Leistungen) bleiben unberührt.

Lokal gespeicherte Cache-Daten auf Ihrem Gerät können Sie durch Deinstallation der App entfernen. Push-Geräte-Token werden beim Abmelden bzw. Entziehen der Mitteilungsberechtigung entfernt oder als ungültig behandelt.

Website-Statistik (Umami): Rohdaten werden auf unseren Servern in Deutschland gespeichert, bis sie gelöscht werden (Standard: 24 Monate) oder die Statistik abgeschaltet wird.

App-Store-Benachrichtigung (Website): Ihre E-Mail-Adresse speichern wir, bis wir Sie über die Verfügbarkeit informiert haben — spätestens dann wird die Eintragung gelöscht. Bei Widerruf Ihrer Einwilligung oder auf Anfrage löschen wir die Adresse unverzüglich, auch wenn noch keine Benachrichtigung versendet wurde.

Weitergabe

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, wenn dies für die App oder Website erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Wenn Sie eine Reise freigeben, sehen berechtigte andere Nutzer die von Ihnen freigegebenen Reiseinhalte. Sie kontrollieren Freigaben in der App.

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht.

Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitung auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Ihr Recht auf Löschung können Sie auch direkt in der App ausüben: Mein Profil → Konfiguration → „Konto löschen“.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@vacaplan.app. Bitte nennen Sie die mit Ihrem Konto verknüpfte E-Mail-Adresse, damit wir Sie zuordnen können.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für Rheinland-Pfalz ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Postfach 30 40
55020 Mainz
https://lfdi.rlp.de

Datensicherheit

Ihre Nutzerdaten werden ausschließlich in Deutschland gespeichert. Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (z. B. verschlüsselte Übertragung, Zugriffsbeschränkungen, mandantenfähige Trennung der Nutzerdaten in der Datenbank), um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen. Absolute Sicherheit kann bei Internet-Diensten nicht garantiert werden.

Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich die App, die Website, Rechtslage oder eingesetzte Dienste ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist in der App und unter vacaplan.app/datenschutz.html abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir in der App oder per E-Mail, soweit erforderlich.